20. April 2009
1.
Über PubMan
2. Allgemeines
2.1. Login
2.2. Nutzerrollen
und
Workflows
2.2.1 Workflows
2.2.1.1.
Standard Workflow
2.2.1.2.
Simple Workflow
2.2.2. Pubman Nutzerrollen
3 PubMan Funktionalitäten
3.1. Suchmöglichkeiten in PubMan
3.1.1 Einfache Suche
3.1.2. Erweiterte Suche
3.1.2.1 Suche nach Daten und Zeitspannen
3.1.3. Organisationssuche
3.2. Suchergebnisse
3.2.1. Exportieren
3.2.1.1. Export
per E-Mail verschicken
3.4. Datensatz-Vollansicht
3.4.1. Freigabegeschichte
einsehen
3.4.1. Revisionen einsehen
3.4.3. Statistik
zum Datensatz
einsehen
3.4.4. Bearbeitungsgeschichte
(nur registrierte Nutzer)
3.4.5. Lokale Tags (nur registrierte Nutzer)
4.
Dateneingabe
4.1. Einen neuen Datensatz anlegen
4.2. Anlegen und Bearbeiten eines Datensatzes
4.2.1. Personen und
Organisationen
eingeben
4.2.2. Zeitschriftennamen
eingeben
4.2.3. Sprache der
Publikation angeben
4.2.4. Ein
Datum eingeben
4.2.5. Rechte-Informationen für eine Datei hinterlegen
4.3.Eine neue Revision anlegen
4.4.Validierung
4.5.Speichern eines Datensatzes
4.6.Löschen eines Datensatzes
4.7.Einstellen eines Datensatzes
4.7.1.Kommentar zum Einstellen
4.8.Freigeben
eines Datensatzes
4.8.1. Kommentar zum
Freigeben
5. Qualitätssicherung in PubMan
5.1. Einen Datensatz zur Überarbeitung an den Depositor zurücksenden
5.2. Einen Datensatz modifizieren
5.3. Akzeptieren
5.3.1. Kommentar zum Akzeptieren
5.4. Einen Datensatz zurückziehen
6. Hilfsmittel zur Datenverwaltung
6.1. Meine Datensätze
6.1.1. Status eines
Datensatzes
6.1.2. Datensätze
sortieren
6.2. Qualitätssicherungs Bereich
6.2.1. Status eines Datensatzes
6.2.2. Datensätze sortieren
6.3. Import Bereich
Bitte geben Sie Ihren Nutzernamen und
Ihr Passwort ein, um
alle Funktionalitäten nutzen zu können, die nur
registrierten Nutzern zur
Verfügung stehen, z.B. um Datensätze in PubMan
einzugeben.
Derzeit sind in PubMan zwei Workflows implementiert: Zum einen ein sehr einfacher Workflow, genannt Simple Workflow, zum anderen der so genannte Standard Workflow, bei dem eine Publikation erst nach Kontrolle und Zustimmung einer autorisierten Person, z.B. einem/r Bibliotekar/in, für die Öffentlichkeit sichtbar gemacht wird.
Zusätzlich zu den Workflows gibt es Nutzerrollen mit unterschiedlichen Privilegien. Diese sind vom Grundprinzip her gleich aufgebaut, die Berechtigungen können je nach Workflow anders sein. Die Rolle des Depositors, beispielsweise ist immer eine Person (z.B. ein Wissenschaftler), die Daten eingibt. Wohingegen ein Moderator (z.B. ein Bibliothekar) selbst keine Daten eingeben, sondern lediglich korrigieren oder ergänzen kann.
Da die Rollen in den Instituten sehr unterschiedlich besetzt sein können, können Rollen auch kombiniert werden. So kann ein Nutzer beispielsweise auch Depositor und Moderator in einem sein.
Im Standard Workflow werden die Datensätze nach ihrer Eingabe (Status: "pending") vom Depositor eingestellt (Status: "eingestellt"), und dann vom Moderator überprüft. Nach der Qualitätskontrolle kann der Moderator den Datensatz entweder akzeptieren (Status: "freigegeben") oder, wenn noch weitere Angaben benötigt werden, dem Depositor zur Überarbeitung zurückschicken (Status: "in Überarbeitung"). Der Moderator und der Depositor haben die Möglichkeit, einen bereits freigegebenen Datensatz nochmals zu bearbeiten. Nach einer erneuten Bearbeitung durch den Depositor erscheint der Datensatz wieder im Status "pending".
Hier kann der Depositor einen Datensatz eingeben (Status des Datensatzes: "pending") und für die öffentliche Sicht freigeben (Status: "freigegeben"). Der Moderator und der Depositor können dann den bereits freigegebenen Datensatz noch modifizieren. Nach der Modifikation kann der Moderator den Datensatz akzeptieren (Status: "freigegeben"). Die Option "zum Bearbeiten schicken" ist im Simple Workflow nicht vorhanden.
Wie bereits oben erwähnt, sind derzeit in PubMan zwei Nutzerrollen implementiert, der Depositor und der Moderator. Dieses Konzept wird jedoch auf Wunsch von Instituten ausgebaut. Einen Gesamtüberblick über die Nutzerrollen und Workflows finden Sie unter: http://colab.mpdl.mpg.de/mediawiki/PubMan_Workflows
Eine Vielzahl der Funktionalitäten in PubMan steht nicht nur eingeloggten Nutzern zur Verfügung, sondern sind auch für nicht eingeloggte Nutzer vorgesehen. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Funktionalitäten, die auch für nicht eingeloggte Nutzer verfügbar sind.
PubMan bietet
drei unterschiedliche
Sucheinstiegspunkte:
Bitte geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein und klicken Sie den "Los" Knopf rechts neben dem Sucheingabefeld, um die Suche auszuführen.
Folgende boolschen Operatoren werden in der Suche unterstützt:
Wenn Sie neben
den Metadaten auch die
angehängten Volltexte
durchsuchen möchten, dann wählen Sie bitte die
Checkbox neben "Volltexte
einbinden" an. Bitte beachten Sie, dass nur folgende Arten
von Volltext
durchsuchbar sind:
Sie haben die Möglichkeit, die Suchoptionen (Alle Felder, Personen, Organisationen usw.) entweder einzeln oder in Kombination zu verwenden. Die Suchoptionen können mit "AND", "OR" oder "NOT" miteinander verknüpft werden. Voreingestellt ist eine Verknüpfung mit "AND" zwischen allen Feldern. Eine Übersicht der verfügbaren Suchfelder und deren Indexierung finden Sie unter: http://colab.mpdl.mpg.de/mediawiki/PubMan_Indexing
Einige weitere Hinweise:
Wenn Sie nach einem bestimmten Datum suchen, geben Sie jenes Datum bitte in beiden Such-Feldern ein: zum Beispiel Startdatum "2009-06-15" bis Enddatum "2009-06-15".
Wenn Sie nur im Startdatum eine Eingabe vornehmen, z.B. "2009-06-15", enthält das Suchergebnis alle Datensätze mit einem Datum ab dem 15. Juni 2009 bis zum heutigen Tag.
Wenn Sie nach einer Zeitspanne suchen, z.B.Startdatum "2008" bis Enddatum "2009" wird automatisch nach allen Datensätzen gesucht ab dem 01.01.2008, also dem Beginn des Jahres 2008, bis zum 31.12.2009, also dem Ende des Jahres 2009.
Wählen Sie hier die Organisation (oder Unterorganisation) aus, über die Sie sich informieren möchten. Sie bekommen dann alle in PubMan eingegebenen Referenzen des Instituts angezeigt. Wenn Sie auf "Beschreibung" klicken, erhalten Sie weitere Informationen zur Organisation.
Wenn Sie die Option "Volltexte einbinden" gewählt haben, bekommen Sie auch Ergebnisse angezeigt, bei denen der Suchbegriff innerhalb des angehängten Textes gefunden wurde. Sie können sich die ganze Liste oder einzelne Datensätze in einem kurzen oder in einem mittleren Anzeigeformat ausgeben lassen. Wenn Sie auf den Titel der Publikation klicken, bekommen Sie die Vollansicht des Datensatzes angezeigt.
Sie können Ergebnisse im Zitierstil, z.B. APA, oder in ein bestimmtes Format, z.B. EndNote Exportformat, exportieren.
3.2.1.1 Export per E-Mail verschicken
Sie können Daten auch per E-Mail verschicken. Hierfür geben Sie bitte den Empfänger der E-Mail an und die E-Mail Adresse, an die der Empfänger antworten kann.
Wenn Sie die Export E-Mail an mehr als eine E-Mail Adresse verschicken möchten, dann trennen Sie diese bitte mit einem Komma und einem Leerzeichen voneinander ab.
In PubMan haben Sie die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl an Datensätzen von einer Liste auszuwählen und sie dann in einen "Basket" zusammenzuführen. Hierfür klicken Sie bitte jeweils die Checkbox neben den gewünschten Datensätzen an, und dann auf "Zum Basket hinzufügen". Die Anzahl der Datensätze im Basket ist immer in Klammern neben dem Link zum Basket sichtbar. Bitte beachten Sie, dass jeder Basket nur für die jeweilige Sitzung zur Verfügung steht und nicht gespeichert werden kann. Ein Export aller Datensätze im Basket ist möglich.
Hier werden alle freigegebenen Versionen eines Datensatzes angezeigt, und Sie können Veränderungen am Metadatensatz nachvollziehen
Eine Revision ist eine inhaltlich veränderte oder neu bearbeitete Version, die mit dem ursprünglichen Datensatz verlinkt ist. Unter "Revisionen einsehen" werden Ihnen alle Revisionen eines Datensatzes angezeigt.
Hier können Sie einsehen, wie häufig der Datensatz aufgerufen wurde und wie häufig der Volltext heruntergeladen wurde. Bitte beachten Sie, dass die Statistiken nur einmal pro Nacht erneuert werden.
3.4.4
Bearbeitungsgeschichte
(nur registrierte Nutzer)
Die Option ist nur für registrierte Nutzer sichtbar. Es wird die vollständige Bearbeitungsgeschichte des Datensatzes angezeigt, also alle Aktionen, die vom System aufgezeichnet worden sind.
3.4.5
Lokale Tags (nur für registrierte Nutzer)
Hier können Sie selbstgewählte "Tags" bestimmen, mittels derer Sie die Datensätze kategorisieren können und so z.B. für bestimmte Zwecke Sets erstellen können, z.B. "my best publications".
In PubMan gibt
es
grundsätzlich vier verschiedene
Möglichkeiten, Daten einzugeben.
Bevor Sie einen neuen Datensatz anlegen können, müssen Sie zunächst die Eingabemethode bestimmen und dann die Collection auswählen, in der Sie den Eintrag vornehmen möchten. Diese wählen Sie aus, indem Sie auf den Namen der Collection klicken.
Bevor Sie Ihre Publikationsdaten eingeben, wählen Sie bitte den Dokumenttyp (Genre) ihres Datensatzes aus. Sie bekommen dann, dem Dokumenttyp entsprechend, eine Eingabemaske angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie den Dokumenttypen nur so lange ändern können, bis Sie den Datensatz einmal speichern oder einstellen, beziehungsweise freigeben, da PubMan dann die Felder, die für das gewählte Genre nicht mehr benötigt werden, herauslöscht.
Bitte füllen Sie alle Felder aus, die mit einem Stern markiert sind, da diese Mindestangaben benötigt werden, um einen Datensatz in PubMan anzulegen. Sollte eins der Felder nicht gefüllt sein, so bekommen Sie eine Validierungsmeldung. Siehe auch Validierung.
Sie haben zwei Möglichkeiten, Personen einzugeben. Entweder alle einzeln, hierfür verwenden Sie die Eingabemaske für Personen und klicken auf das Plussymbol, wenn Sie weitere Personen hinzufügen möchten. Wenn der Name, den Sie eingeben, vom System erkannt wird, bekommen Sie eine Vorschlagsliste; Sie können dann einen Namen auswählen oder die Liste mit ESC schließen. Um mehrere Personen gleichzeitig einzugeben, klicken Sie bitte auf „viele hinzufügen“. Dadurch öffnet sich dann ein Textfeld,in das Sie eine Liste von Personen entweder eingeben oder hineinkopieren können. Diese Liste wird dann vom System in die einzelnen Felder für die Eingabe von Personen eingefügt. Bitte beachten Sie, dass mindestens eine Person eine Affiliation tragen muss, da ansonsten der Eintrag nicht erstellt werden kann.
4.22 Zeitschriftennamen eingebenEine neue Revision ist eine intellektuell überarbeitete Version eines Werkes (z.B. erst Pre Print, dann Post Print). Bitte beachten Sie, dass jede neue Revision ein neuer, separater Datensatz ist, der mit dem ursprünglichen Datensatz verknüpft ist ("ist Revision von").
Bevor Sie die Revision (den neuen Datensatz) freigeben, haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar hierzu abzugeben.
Sie können Ihren Datensatz validieren, wenn Sie überprüfen wollen, ob er den Kriterien der Collection entspricht. Die Auswahlkriterien werden pro Institut definiert und sollen die Qualitätssicherung erleichtern.
Bitte beachten Sie, dass Sie einen Datensatz nur in PubMan einstellen können, wenn er den Kriterien der Collection entspricht.
Wenn Sie den "speichern" Knopf betätigen, wird ihr Datensatz in den Status "pending" gesetzt und kann nur von Ihnen eingesehen und bearbeitet werden. Dies kann z.B. nützlich sein, wenn Sie eine Aufnahme erst zu einem späteren Zeitpunkt fertig stellen möchten. Sie können Ihren Datensatz dann wieder über Ihren Arbeitsplatz aufrufen und editieren.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Datensätze im Status "pending" löschen können. Bereits freigegebene Datensätze können lediglich zurückgezogen werden, da Sie bereits zitierfähig mit einer PID ausgezeichnet sind.
Der Depositor kann seine Datensätze im Standard Workflow einstellen.
Wenn Sie den "einstellen" Knopf betätigen, wird Ihr Datensatz zunächst validiert. Wenn Ihr Datensatz valide ist, werden Sie auf eine Maske navigiert, auf der Sie diese Aktion bestätigen und kommentieren können. Der Datensatz wird nun an den Moderator Ihrer Collection weitergeleitet, der die Daten überprüft und den Datensatz entweder für die öffentliche Sicht freigibt oder ihn an Sie zur weiteren Bearbeitung zurückschickt. Datensätze, die an Sie zurückgeschickt wurden, finden Sie in Ihrem Arbeitsplatz unter dem Filter "in Überarbeitung".
In diesem Kommentarfeld können Sie dem Nutzer, der den Datensatz nach Ihnen im Workflow bearbeitet, einen Kommentar hinterlassen, den er dann einsehen kann.
Im Simple Workflow können Sie Ihre Datensätze direkt für die öffentliche Sicht freigeben (sie müssen nicht vorher eingestellt werden).
In diesem Kommentarfeld können Sie dem Nutzer, der den Datensatz nach Ihnen im Workflow bearbeitet, einen Kommentar hinterlassen, den er dann einsehen kann.
Um eine hohe Qualität der in PubMan enthaltenen Daten zu garantieren, ist ein Qualitätssicherungsworkflow implementiert worden, so dass alle Datensätze bestimmte Qualitätskriterien erfüllen.
Für die Qualitätskontrolle ist der Moderator zuständig. Hierfür stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Er kann die Datensätze modifizieren oder dem Depositor zur weiteren Bearbeitung zurückschicken; wenn die Qualität stimmt, kann er die Datensätze akzeptieren und für die öffentliche Sicht freischalten.
Eine weitere Option der Qualitätssicherung, die ausschließlich dem Depositor vorbehalten ist, ist das Zurückziehen eines Datensatzes: eine Alternative zum Löschen, die dem Zweck der Langzeitarchivierung dient und die Zitierbarkeit der Datensätze weiterhin garantiert.
Im Standard Workflow kann der
Moderator Datensätze, die den
Qualitätsstandards nicht entsprechen, dem Depositor zum
Bearbeiten
zurückschicken. Datensätze im Status „In
Überarbeitung“ sind sowohl für den
Depositor als auch für den Moderator sichtbar, können
jedoch nur noch vom
Depositor bearbeitet werden, bis sie erneut eingestellt werden.
Datensätze im Status "pending" können vom Ersteller des Datensatzes noch so lange bearbeitet werden, bis er zufrieden ist und den Datensatz in PubMan einstellt. Bereits "eingestellte" bzw. "freigegebene" (je nach Workflow-Typ) Datensätze können vom Moderator verändert werden, "freigegebene" Datensätze auch vom Ersteller.
Wenn Sie den Datensatz, den Sie
verändert haben, für die
öffentliche Sicht wieder freischalten möchten, dann
müssen Sie ihn akzeptieren.
Sie haben hier die Möglichkeit einen Kommentar zu Ihrer Überarbeitung abzugeben, der dann öffentlich sichtbar ist über die Freigabegeschichte.
Freigegebene Datensätze können nicht mehr gelöscht, sondern nur noch zurückgezogen werden; die Metadaten bleiben dabei sichtbar, der Volltext jedoch nicht, sodass die Datensätze weiterhin zitierbar sind. Zurückgezogene Datensätze sind nicht mehr suchbar, sondern können nur angezeigt werden, wenn die ID des Datensatzes eingegeben wird.
Datensätze können nur vom Ersteller (Depositor) zurückgezogen werden. Bitte geben Sie den Grund an, weswegen Sie das Item zurückziehen möchten.
Als Depositor haben Sie über "Meine Datensätze" verschiedene Möglichkeiten, ihre Datensätze zu verwalten. Dort erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Datensätze und der verfügbaren Verwaltungsmöglichkeiten. Sie können, z.B. die Ansicht ändern, die Datensätze nach ihrem Status filtern oder nach verschiedenen Kriterien sortieren, ausgewählte Datensätze exportieren oder einen Basket erstellen.
Unter „Meine Datensätze“ werden alle Einträge aufgelistet, die der Depositor angelegt hat. Es besteht die Möglichkeit, sie nach Status zu filtern. So kann der Depositor z.B. Daten, die noch nicht fertig gestellt sind, erneut überarbeiten oder löschen oder er kann Daten, die vom Moderator zur Bearbeitung zurückgeschickt wurden, anreichern. Ein weiterer Filter zeigt Ihnen importierte Datensätze nach datum sortiert an.
Hier können Sie das Sortierkriterium Ihrer Liste ändern. Darüber hinaus können Sie angeben, ob die Liste aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.
Im Qualitätssicherungs Bereich werden alle Daten angezeigt, die für den Moderator relevant sind. Datensätze in Status “eingestellt” müssen noch überprüft werden. Der Moderator kann die Datensätze dann entweder akzeptieren (für die öffentliche Sicht freischalten) oder an den Depositor zur Überarbeitung zurückschicken ("zum Bearbeiten schicken").
Bitte beachten Sie, dass das oben Genannte nur für den Standard Workflow gilt. Im Simple Workflow gibt es keine Datensätze im Status "eingestellt".
Bitte klicken Sie auf "Filter" und öffnen die pull-down Liste, wenn Sie Datensätze in einem anderen Status angezeigt bekommen möchten. Folgende Statusangaben sind möglich:
Hier können Sie das Sortierkriterium Ihrer Liste ändern. Darüber hinaus können Sie angeben, ob die Liste aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.
Im Import Bereich können Sie sich den Status Ihrer Importe nachverfolgen und Stapelverarbeitungen vornehmen, wie z.B. alle Datensätze, die Sie importiert haben auf einmal freischalten. Mit dem „Entfernen“-Button können Sie den Import löschen – ohne gleichzeitig die importierten Datensauml;tze zu löschen. Mit dem „Löschen"-Button werden die Datensätze gelöscht, sofern sie sich noch im Status "pending" befinden.