CoNE-Einträge für Personen anlegen

Jede Person, die in der Autosuggest-Liste der Eingabe und Suche in PubMan erscheinen soll, wird in CoNE eingetragen.

Wichtig: Jede natürliche Person sollte in CoNE nur mit einem einzigen Eintrag erfasst werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in dem Kapitel "Empfehlungen zur Arbeit mit CoNE"

Gehen Sie zum Eintragen von Personen folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie CoNE und loggen Sie sich mit Ihrem PubMan-Passwort ein. Die Startseite von CoNE öffnet sich.
• Klicken Sie auf den Link „Enter new Entity“. Eine Übersicht mit allen Kategorien öffnet sich.   

• Wählen Sie die Kategorie „persons“ aus. Die Eingabemaske öffnet sich.   

oder:

• Klicken Sie auf das "+"-Symbol neben "persons", auch dann öffnet sich die Eingabemaske. 

Alle Felder mit dem Zusatz „*“ sind Pflichtfelder und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden. Mit Klick auf das -Symbol hinter den Eingabefeldern, können Sie weitere Eingabefelder hinzufügen.

 Achtung: Hinter einigen Eingabefeldern, wie zum Beispiel „Complete Name“ gibt es ein weiteres Eingabefeld. Diese Eingabefelder sind für Sprachangaben gedacht. Sie werden standardmäßig mit "Deutsch" (de) befüllt.

• Tragen Sie den vollständigen Namen in der Form „Muster, Maria“ in das Feld „Complete Name“ ein.

 Achtung: Nach jeder Eingabe eines Namens findet eine Dubletten-Prüfung statt.

• Die Namens-Felder erhalten eine farbige Umrandung, die folgende Bedeutung hat:
  • grün = dieser Eintrag ist noch nicht in CoNE vorhanden.    
    
     
  • rot = dieser Eintrag ist bereits in CoNE vorhanden, es handelt sich um eine Dublette.   
    
     
  • blau = dieser Eintrag existiert bereits mehrere Male in CoNE. Eine blaue Umrandung erscheint nur bei Feldern, bei denen ein Doppeleintrag harmlos ist.  
    

• Wenn Sie auf den „!“-Button hinter einem Eingabefeld klicken, werden alle vorhandenen Einträge angezeigt, die die doppelte Ansetzungsform enthalten.  
  
  
  Sollte es sich um eine andere Person mit identischem Namen handeln, ist es trotzdem möglich, den CoNE-Eintrag abzuspeichern.

• Tragen Sie in das Feld „Alternative Name“ einen alternativen Namen in der Form „Nachname, Vorname“ ein. Dabei kann es sich um eine weitere Ansetzungsform handeln.

• Tragen Sie in das Feld „Family Name“ den Nachnamen der Person ein.

• Tragen Sie in das Feld „Given Name“ den Vornamen der Person ein.

• Wenn Sie ein Foto in das „Researcher Portfolio“ einbinden möchten, tragen Sie in das Feld „Photo-URL“ die URL an, unter der das Photo zu finden ist.

• Um einen Identifier zur Person anzugeben, klicken Sie auf das -Symbol hinter dem Label „Identifier“. Die Felder „Value“ und „ID Type “ öffnen sich.
  
    

  • Für den "ID Type" können Sie zwischen einer Reihe an vorgegebenen Möglichkeiten auswählen:
    • ORCID
    • ISNI
    • ResearcherID
    • GND
    • ScopusAuthorID
    • DigitalAuthorID
    • MRAuthorID
    • IRIS
    • MPIKYB
    • MPIB

Sie können dieses Feld auch mit Freitext befüllen. Wenn Sie weitere IDs mit dem AutoSuggest verknüpft haben wollen, wenden Sie sich bitte an das PuRe Support Team.

• Im Bereich "Value" geben Sie die jeweilige ID an.

 Achtung: Bei ORCID IDs muss der gesamte Link inklusive „https://orcid.org/“  angegeben werden. Jede ORCID ID entspricht somit dem Schema https://orcid.org/XXXX-XXXX-XXXX-XXXX . Die richtig angegebenen ORCID IDs sind im "Forscher Portfolio" anklickbar.

 Achtung: Alle nachträglich hinzugefügten ORCID IDs werden nur mit neuen Datensätzen verbunden. Um bereits eingetragene Datensätze mit der ORCID ID einer Person zu verknüpfen, kann die Batchverarbeitungsfunktion benutzt werden. Eine Anleitung dafür finden Sie in dem Kapitel "Arbeitsbereiche - Batchverarbeitung - Aktionen - Metadaten ändern".

• Um die Webseite einer Person in das „Forscher Portfolio“ einzubinden, klicken Sie auf das Plus-Symbol hinter dem Label „Researcher URL“. Die Felder „Value“ und „Description “ öffnen sich.
    
   
  • Tragen Sie in das Feld „Value“ die URL der gewünschten Webseite. Hier könnte es sich neben einer persönlichen oder institutionsbezogenen Webseite auch um eine XING, LinkedIn, ResearchGate, GitHub oder vergleichbare Seite handeln.
  • Tragen Sie in das Feld „Description “ eine kurze Beschreibung ein, zum Beispiel „Homepage von Dr. Maria Muster“.

• Tragen Sie in das Feld „Keywords of research fields and interests“ Schlagwörter zum Forschungsfeld der Person ein.

• Tragen Sie in das Feld „Subject (DDC)“ ein Schlagwort aus der Dewey Decimal-Klassifikation (DDC) in der Form "Subject – Zahl" ein.
  Zum Beispiel: „Technology – 600“. Zur Recherche eines passenden DDC-Schlagworts können Sie die CoNE-Kategorie „DDC“ verwenden. Dort können Sie nach Schlagwörtern browsen. Sie können ein Schlagwort auch über die CoNE-Suche recherchieren. Nähere Informationen entnehmen Sie den Kapiteln "CoNE-Einträge suchen" und "CoNE-Listen erzeugen".

• Tragen Sie in das Feld „Degree“ den akademischen Titel der Person ein.

• Tragen Sie in das Feld „Awards“ die Auszeichnungen der Person ein.

• Öffnen Sie die Eingabefelder für „Position“, indem Sie auf das -Symbol rechts neben dem Label klicken. Verschiedene Metadatenfelder öffnen sich.
  • Geben Sie in das Feld „Organization“ den Namen der Affiliation ein. Wenn die Affiliation als Organizational Unit angelegt wurde, öffnet sich eine Autosuggest-List.

  
   

  • Wählen Sie den Namen der Organizational Unit aus. Die OU-ID wird automatisch in das Feld „OU-ID“ eingetragen. Wurde die Affiliation nicht als Organizational Unit angelegt, tragen Sie den Namen manuell ein. Das Feld „OU-ID“ bleibt in diesem Fall leer.
  •  Achtung: Wenn Sie die OU aus der Autosuggest-Liste verwenden, dann ändern Sie die eingetragene OU nicht. Die OU muss mit samt der übergeordneten OUs eingetragen sein.
  • Tragen Sie in das Feld „Position Appellation“ die Position der Person in der Organisation ein.

 Achtung: Tragen Sie die Position nicht in das Feld „Position“ ein, sonst kommt es zu fehlerhaften Darstellung der Namensformen in PubMan. Verwenden Sie hierfür das Feld „Position Appellation“.

• Geben Sie in das Feld „From“ den Zeitpunkt ein, an dem die Zugehörigkeit zur Organisation begonnen hat.
• Geben Sie in das Feld „Until“ den Zeitpunkt ein, an dem die Zugehörigkeit zu einer Organisation beendet wurde. 
  Die Zeiträume sind für die Zuordnung bei der Migration relevant.

 Achtung: Geben Sie die Zeitangaben möglichst als Jahr oder im Format „Jahr-Monat-Tag“ (beispielsweise: 2015-02-07) an. Anderenfalls kann der Abgleich mit den Jahresangaben in Datensätzen nicht durchgeführt werden. Wenn tagesgenaue Daten eingepflegt werden, führen diese dazu, dass das System Publikationen aus 2015 nicht zu der Person zuordnen kann.

• Geben Sie in das Feld „E-Mail Address“ eine E-Mail-Adresse der Person ein.
• Tragen Sie in das Feld „Telephone“ eine Telefonnummer der Person ein.
• Tragen Sie in das Feld „Actual Status“ den Aktivitäts-Status der Person in der beschriebenen “Organizational Unit” ein.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Save“ um den Personen-Eintrag abzuspeichern. Sie Suche mit dem neu angelegten Eintrag als Suchergebnis wird angezeigt.